Detecte qué le roba horas y organice su vida
Expertos explican cómo combatir este mal de la vida moderna.
Lectura del periódico: 30 minutos. Mirar su correo personal: 20 minutos. Revisar las fotos de sus amigos en Facebook: 30 minutos. Tomarse el café con su compañero de trabajo: 20 minutos. Total: 100 minutos.
Poco más de hora y media no parece demasiado tiempo para estas actividades sin las cuales muchos no podrían vivir. Sin embargo, según los expertos, si les dedica más de una hora diaria compromete el 15 por ciento del día; es decir, está en las garras de los llamados ladrones de tiempo. Así bautizaron los expertos a aquellos factores que distraen o descarrilan a la gente de sus quehaceres u obligaciones, y que impiden alcanzar las metas propuestas si no se sabe cómo neutralizarlos antes de que tomen ventaja.
Para José Luis Rincón Noreña, ingeniero mecánico de la Universidad de los Andes, especializado en gerencia comercial y gerencia estratégica, "lo irónico es que, con la globalización y la expansión de tecnología en las comunicaciones, al mismo tiempo que ha aumentado la productividad de las personas en su trabajo, han incrementado las tentaciones o los ladrones de tiempo" (vea recuadro).
Agrega que todo aquello que llame la atención por encima de lo que se está haciendo, siempre será un factor distractor. Y, en el fondo, eso que lo entretuvo en verdad le interesa más que lo que hace.
Para Leady Fajardo Castro, psicóloga y gerente general de Gestión formativa SAS, en el ámbito laboral estos ladrones son todas las ocupaciones, tareas e imprevistos que restan horas de productividad o de trabajo efectivo y que muchas veces pueden delegarse, lo cual no se hace por temor a que le "corran el butaco" o porque se piensa que nadie va a hacer las cosas tan bien como usted, sin evaluar que esas horas perdidas las echará de menos cuando quiera hacer otras actividades.
De acuerdo con el conferencista y escritor Brian Tracy, uno de los principios de la administración dice que "el tiempo duro trae tiempo suave, eso quiere decir que el primero, como el que se invierte trabajando, impulsa al segundo, como el que se pasa con la familia".
De allí que si no logra realizar el trabajo en la oficina porque no sabe cómo organizarse, seguramente tendrá que robar el lapso que debería dedicar a su familia o a sus actividades personales.
Combátelos
"Sería un error pensar que se pueden evitar o eliminar y que siempre son un factor de desaprovechamiento -explica Rincón-. El ser humano es por naturaleza social. Estas actividades se convierten en ladronas cuando no se aprovechan con mesura, es ahí cuando en realidad hacen desperdiciar el tiempo".
Fajardo afirma que el primer paso para combatirlos es conocerlos, por eso recomienda hacer un autoanálisis de cómo se está invirtiendo este recurso. "En la medida que sea equilibrado y no abuse, no hay problema. Lo importante es tener claras las prioridades en su quehacer o deber, y el periodo máximo en el cual debe tenerlas resueltas", dice Rincón.
También anota que es supremamente importante que, antes de curar los síntomas y combatir al ladrón, la persona debe estar muy segura en lo que está y de que lo que hace es lo que realmente le gusta.
Si está en el lugar correcto, manejar los distractores es cuestión de educarse y disciplinarse; si por el contrario está ahí porque le toca y no hay más opción, afianzar la disciplina va ser más difícil y, hasta de pronto, será más conveniente y sencillo buscar ese lugar que sí lo satisface.
Los más peligrosos
* Uno muy conocido en el trabajo es la reunionitis, aquellas reuniones donde no hay agendas claras, tiempos máximos, ni un propósito común para los asistentes. Frente a este ladrón de tiempo, usted se convierte en la víctima, sobre todo si no está en capacidad de detenerlo, reencaminarlo o influenciarlo.
* Las visitas inesperadas, las redes sociales, el correo personal, las llamadas telefónicas, el tinto de la mañana con los compañeros de trabajo, el desorden, la planeación ineficaz o la falta de planeación y la mala comunicación.
* No tener una meta clara de fechas para los quehaceres.
* Tener un plan con límites claros, pero que nunca se cumple.
* Salir una o dos horas después del horario normal, indica que está perdiendo el tiempo.
Organice su agenda
* Tenga claras sus prioridades, su compromiso y sus metas. Sobre todo, confirme si le gusta lo que hace.
* Haga una lista de tareas y la fecha para la cual debe tenerlas cerradas. Todos los días debe revisar la lista y confirmar qué porcentaje ha avanzado y si este está en concordancia con su plan.
* Lo más importante para la administración efectiva del tiempo es la planeación y organización, se recomienda tomarse los últimos minutos laborales para planear el día siguiente, ya que está comprobado que toda hora empleada en organizar ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
* No planee el ciento por ciento de un día puesto que siempre van a surgir imprevistos y el no cumplir con lo organizado lo puede frustrar. La sugerencia es planear el 50 por ciento, si se ocupa un cargo gerencial; el 70 por ciento para cargos medios y administrativos, y del 90 al 95 por ciento si es una cargo operativo.
* Diseñe una estrategia para evitar las interrupciones. Por ejemplo, ponga en la puerta de la oficina un semáforo que cuando esté en rojo es porque no se debe interrumpir; cuando esté en amarillo, se está parcialmente disponible para algunos asuntos, y cuando esté en verde todos pueden entrar a la oficina.
* La generación de hábitos productivos, la disciplina y la puntualidad son muy importantes para hacerle frente a la costumbre de aplazar todo.
* Salga primero de las prioridades. Muchas veces son las cosas difíciles, complejas o que nos disgusta hacer. En cuanto a este punto el orador y escritor Brian Tracy dice: "Si tienes que comerte un sapo no desperdicies tiempo mirándolo", si tienes que comerte más de uno, cómete el más grande primero".
* Maneje una agenda con actividades y tareas diarias y semanales, elimine las tareas de menor importancia y haga una sola cosa a la vez.
* Tome vacaciones de 5 minutos (comprenda el propósito del descanso).
* Realice reuniones de trabajo con agenda y objetivos claros. Concéntrese en tareas en las que con menor esfuerzo se producen mayores resultados.
* Promueva citas en vez de permitir visitas inesperadas.
* Sea capaz de decir 'NO' cuando se le requiere en asuntos que interfieren en su trabajo.
Tomado de El Tiempo Colombia
http://www.eltiempo.com/carrusel/enfrente-sus-ladrones-de-tiempo_9462584-4
